Як зрозуміти ваші манери електронної пошти - Етикет електронної пошти
Діджитал
Незважаючи на поширення методів онлайн-спілкування, використання електронної пошти залишається сильним, оскільки в 2019 році більше половини населення світу використовують електронну пошту. Але це не означає, що всі використовують її ефективно. Якщо ви новачок електронної пошти або вже кілька десятиліть натиснете кнопку Надіслати, переконайтеся, що ви дотримуєтеся правил у цьому списку.
01
з 09
Перевірте ваше повідомлення перед надсиланням
Після того, як ви введете адреси отримувачів, створіть відповідний рядок теми, напишіть своє повідомлення і додасте пару підтвердних документів, поверніться і переконайтеся, що ви все зробили правильно:
- Перегляньте повідомлення. Щось незрозуміло? Чи є граматичні помилки або опікунки? Ти сказав все, що хотів сказати?
- Перевірте свої джерела. Чи буде посилання на зовнішнє джерело прояснити ваше значення? Чи допоможе посилання вашому одержувачу швидко знайти веб-сайт?
- Подивіться на імена одержувачів. Ви забули важливу людину, якій потрібно побачити повідомлення? Ви додали когось, хто не повинен бачити повідомлення?
- Подивися на свою адресу. Якщо у вас їх більше одного, обов'язково надішліть повідомлення від найбільш підходящого для мети повідомлення.
- Визначте пріоритет повідомлення. Чи потрібно позначити повідомлення як важливе?
- Додайте підтвердні документи. Ви забули вкладення?
Після того як ви переглянули повідомлення і внесли необхідні зміни, ви можете з упевненістю натиснути кнопку Надіслати.
02
з 09
Не завжди відповім усім
Відповісти все це зручна функція при правильному використанні. Думайте про це як про необхідність знати варіант. Якщо всі у вихідному листі (який ви відповідаєте) повинні знати, що ви хочете сказати, використовуйте Відповісти всім.
Наприклад, Стейсі відправляє електронного листа вам та іншому колезі Стіву, щоб вони поділилися ідеями про те, як відсвяткувати 10-річний ювілей вашого боса в компанії. Ваша відповідь актуальна як для Стейсі, так і для Стіва, тому використовуйте Відповісти всім, щоб відповісти їм обом.
З іншого боку, Робін, з яким ви давно не спілкувалися, надсилає запрошення на вечірку електронною поштою вам і 20 іншим друзям. Ваша відповідь, щоб повідомити їй, що ви візьмете участь у вечірці, запитати, що ви можете принести, і запропонувати зустріч, щоб надолужити згаяне, не має відношення до інших одержувачів пошти, тому використовуйте Відповісти, щоб відправити відповідь тільки Робіну.
03
з 09
Напишіть ефективні предметні лінії
Сюжетна лінія вашої електронної пошти повинна коротко відобразити суть вашого повідомлення. Ось кілька прикладів:
- Збори з продажу змінено на 3:00
- Запрошення на Хелловін
- Редакція тексту сайту
- 20 найкращих відео цього тижня
- Деталі вашого нового членства
- Підтвердження вашого призначення
- Запит на збір коштів для волонтерів
Щоб зробити рядки теми більш ефективними, увімкніть дію, яку повинні виконувати одержувачі, наприклад:
- Запрошення на Хеллоуїн - RSVP до 11 травня
- Зміни в тексті сайту - потрібне затвердження до вівторка
04
з 09
Поясніть, чому ви вперед
Коли ви пересилаєте електронне повідомлення від когось іншого, поясніть новому одержувачу, чому ви робите це і як ви очікуєте, що він отримає від цього вигоду. Наприклад, клієнт Джей відправляє вам питання, а ви не знаєте відповіді. Перейдіть повідомлення своїй колезі Сарі із запискою: "Сара, Джей хоче дізнатися, як увійти на наш портал зі свого мобільного пристрою. Деталі див. Нижче. Ви можете допомогти? "
05
з 09
Поясніть, чому ви CC
Так само, якщо ви копіюєте когось у повідомленні, поясніть основному одержувачу, що ви робите, і чому. Наприклад, Дженна хоче вступити в ваш книжковий клуб, і ви відправляєте їй інформацію про це разом зі списком книг, які клуб вже прочитав. Ви б сказали керівнику книжкового клубу, Енн, і написали б Дженні: «Я звертаюся до нашого лідера, Енн, щоб вона могла бачити, що я посилаю вам, і заповнювати все, що я міг пропустити». Коли ви використовуєте цей процес, Енн також знає, чому вона отримує копію повідомлення.
06
з 09
Нехай відправник знає, що його повідомлення отримано
Повідомлення електронної пошти можуть бути втрачені в пошті або у фільтрі спаму. Як ввічливість, особливо з важливими повідомленнями (наприклад, з вкладеннями або з зазначенням термінів), напишіть коротку замітку, щоб відправник знав, що його повідомлення було отримано. Наприклад, якщо ваш начальник відправить вам новий проект для роботи, дайте відповідь: «Зрозумів, я почну завтра».
07
з 09
Використовуйте скорочення економно
Не всі знають кожну абревіатуру, тому використовуйте якомога менше, і тільки коли ви впевнені, що одержувач знає, що вони мають на увазі. Є кілька скорочень, які зазвичай використовуються в діловому листуванні електронною поштою. Ось деякі з них:
- Якомога швидше: якомога швидше
- До речі: до речі
- EOD: кінець дня
- EOM: кінець повідомлення (зазвичай використовується у рядку теми, щоб вказати, що немає тіла листа для підписки)
- EOW: кінець тижня
- До вашого відома: для вашої інформації
- ІМО: на мою думку
- ТОВ: Поза офісом
- Y / N: Так чи Ні
08
з 09
Будьте обережні з сарказмом і гумором
Оскільки ви не отримуєте контексту виразу обличчя і тону голосу в електронній пошті, це не дуже добре середовище для вираження сарказму або гумору, особливо з одержувачами, яких ви погано знаєте. Висловлюйте своє повідомлення просто і прямо, принаймні, поки ви не дізнаєтеся одержувача краще. Якщо ви дійсно не можете собі допомогти, увімкніть усміхнений або сміючий смайлик, щоб показати, що ви жартуєте.
09
з 09
Виберіть відповідний кінець
Іноді важко зрозуміти, як закінчити повідомлення електронної пошти. Ось кілька пропозицій, заснованих на ситуації:
- Спасибі або велике спасибі: якщо ви просите про послугу.
- Вітання: Якщо ви хочете побажати одержувачу гарного настрою.
- Любов або обійми: якщо ви любите одержувача.
- Кращий або теплий: якщо вам подобається отримувач.
- З повагою: якщо ваше повідомлення є формальним.
- З найкращими побажаннями і повагою: Якщо ви хочете зберегти формальний діловий тон.
