Як використовувати інструменти підвищення продуктивності Google, щоб максимально збільшити ваш час

До тих пір, поки хтось не виділить більше годин на день або дні тижня, багато хто з нас залишаться з 40-годинним робочим тижнем. Займатися всім, що потрібно зробити, може бути досить складно. Щоб знайти найкращий спосіб керування своїм часом, а також вашу продуктивність, дивіться не далі, ніж інструменти від Google.

Розблокуйте чит-лист «Найкорисніші поєднання клавіш Gmail» прямо зараз!

Це підпише вас на нашу розсилку

Введіть адресу електронної пошти

[] [] [] [] розблокування

Прочитайте нашу політику конфіденційності

Хоча наші поради базуються на інструментах Google, ви можете адаптувати багато ідей і до інших інструментів підвищення продуктивності.

Час блокування листів

Залежно від типу займаної посади ділові електронні листи можуть становити величезну частину вашого дня. Хоча ви повинні створювати повідомлення і відповідати на них, це може відволікати увагу. Наприклад, ви могли б працювати над діловим документом, але постійно зупинятися, тому що ці листи потрапляють у вашу поштову скриньку. Тепер цей важливий документ займає заднє місце і займає більше часу, щоб закінчити з кожним відволіканням.

Натомість спробуйте заблокувати певний час для роботи з електронною поштою кожного дня. Звичайно, критичні або екстрені повідомлення повинні розглядатися як пріоритетні. Однак ті, які можуть почекати, повинні.

Створити подію

Ви можете заблокувати час у Календарі Google, створивши повторювану подію з нагадуванням. Крім того, якщо ви поділитеся своїм календарем з іншими, вони побачать ваш заблокований час. Просто виберіть відповідну дату і час у Календарі Google, присвойте події ім'я, встановіть нагадування, повторіть його і натисніть «Створити».

Позначити повідомлення для продовження

Якщо ви використовуєте Gmail для свого бізнесу, ви можете легко відстежувати ті повідомлення, які вам потрібно обробляти протягом заблокованого вами часу. Простий спосіб зробити це - позначити електронні листи так, як ви їх бачите. Gmail пропонує хороший вибір прапорів під назвою Зірки.

Щоб вибрати ті, які ви бажаєте використовувати, натисніть кнопку Параметри (піктограма шістки) і вкладку Загальні. Прокрутіть вниз до Зірки і перетягніть ті, які ви хочете активувати, з Не використовується у Використання. Потім, коли ви бачите лист, який хочете позначити, натискайте на зірочку поруч з ним, поки не з'явиться відповідний.

За допомогою цієї комбінації Календаря Google і Gmail ви можете легко впорядкувати час електронної пошти.

Розклад вашої доступності

Планування вашого робочого тижня є невід'ємною частиною управління часом. Ви повинні бути впевнені, що використовуєте більшу частину часу, який у вас є. Календар Google дозволяє легко переглядати ваш розклад за допомогою перегляду дня, тижня, місяця і робочого тижня. І, зі зручною вбудованою функцією, ви можете відобразити вашу доступність.

Робота з призначенням слотів

Чудовий спосіб розподілити час, який проводять колеги, - > функція «Слоти зустрічей» у Календарі Google. Пам "ятайте, що для доступу до цієї функції у вас має бути робочий або навчальний обліковий запис. За допомогою слотів призначень ви не блокуєте свій час, як з подіями календаря, а замість цього надаєте час, коли ви доступні.

Наприклад, якщо ви доступні з 13:00 до 16:00, виконайте такі дії після входу до Календаря Google:

1. Переконайтеся, що ваш календар у режимі дня або тижня.
2. Натисніть на день і час, коли ви будете доступні.
3. Виберіть Слоти зустрічей у спливаючому вікні.
4. Додайте ім'я для слота, виберіть тип та натисніть кнопку «Створити». Якщо вам потрібна додаткова інформація, натисніть кнопку «Змінити інформацію» замість «Створити».

Якщо у вас немає доступу до функції «Слоти зустрічей», ви все одно можете відобразити свою доступність, заблокувавши час, коли ви зайняті, як ми робили вище для часу електронної пошти.

Оптимізувати час зустрічі

Якщо ви координуєте збори на регулярній основі, нехай Документи Google і Календар Google допоможуть вам зробити цей процес плавним.

Порядок денний і протокол зустрічі

Немає нічого гіршого від зустрічі без плану, організації чи структури. Отже, почніть зі створення порядку денного зборів, який ви можете прикріпити до календарного запиту. У Документах Google є кілька різних шаблонів, що об'єднує порядок денний з протоколами, для документа «все в одному».

Після входу в свій обліковий запис Google в Документах Google натисніть Галерея шаблонів зверху. Прокрутіть вниз до категорії «Робота», і ви побачите три шаблони нотаток. Кожен параметр містить однакові основні відомості, включаючи учасників, порядок денний, нотатки та елементи дій. Вони відрізняються тільки своїм зовнішнім виглядом.

Зустріч запитів

Після того, як ви створили порядок денний, об'єднайте запрошення на збори з Календарем Google.

Виберіть відповідну дату і час для вашої зустрічі в Календарі Google. Потім натисніть кнопку «Змінити інформацію». Коли сторінка відкриється, праворуч ви побачите місце для додавання гостей. Просто введіть адреси електронної пошти для ваших відвідувачів.

Щоб прикріпити порядок денний, натисніть кнопку «Додати долучення» під полем «Опис» та виберіть файл.

Перемкнути завдання і нагадування

Хоча Google Tasks є хорошим інструментом для простих завдань, замість цього ви знайдете багато переваг використання Google Keep. Крім того, ви можете швидко перемикатися між Google Tasks і Google Keep у вашому календарі.

Додати завдання до Google Keep

З Google Keep ви можете легко перетворити нотатки на завдання і списки справ. Потім скористайтеся корисними функціями для керування цими завданнями. Ви можете налаштувати нагадування, створити контрольний список, прикріпити зображення, додати креслення і співпрацювати з колегою.

Крім того, ви можете прикріплювати нотатки, щоб тримати їх у верхній частині списку, що ідеально підходить для високопріоритетних елементів. Також можна увімкнути теги та кодування кольорів для легкої організації. Якщо ви не пробували Google Keep для керування простими проектами і завдання, візьміть його на себе.

Перемикання між завданнями і нагадуваннями

Щоб перемикатися між завданнями і нагадуваннями в Календарі Google, переконайтеся, що ви знаходитеся на головному екрані календаря. Ліворуч під Моїм календарем клацніть стрілку біля Завдання. Потім виберіть «Переключитися на нагадування». Всі нагадування, які ви налаштували в Google Keep, будуть відображатися у вашому календарі.

Якщо ви хочете переключитися назад, просто виконайте ті ж дії, що закінчуються перемиканням на завдання. Ваші завдання Google відкриються в правій частині екрану, як зазвичай.

Плануйте свій тиждень завчасно

Плануючи ваш робочий тиждень, Google дозволяє вам робити це з будь-якої точки світу. Якщо ви відпочиваєте на дивані або проводите час у внутрішньому дворику, просто візьміть мобільний пристрій і використовуйте необхідні інструменти Google.

Вам не потрібно навіть відкривати свій комп'ютер. Календар Google, Google Keep, Документи Google і Gmail доступні для пристроїв Android і iOS:

• Календар Google для Android (безкоштовно) | iOS (безкоштовно)
• Google Keep для Android (безкоштовно) | iOS (безкоштовно)
• Документи Google для Android (безкоштовно) | iOS (безкоштовно)
• Gmail для Android (безкоштовно) | iOS (безкоштовно)

Підготовка і перевірка вашого графіка не тільки дає вам твердий план робочого тижня, але і дає старт, перш ніж ви підете в офіс в понеділок вранці.

Які функції Google допомагають вам керувати своїм часом?

З такою великою кількістю пропозицій продуктів Google, швидше за все, ви використовуєте більше одного. Як і у випадку з цими порадами з управління часом, об'єднання додатків може допомогти вам підвищити продуктивність.

Чи існують певні функції продукту Google, які допомагають вам керувати часом? Дайте нам знати ваші пропозиції в коментарях нижче!