Як перевірити орфографію і граматику в Microsoft Word

Microsoft Word поставляється з вбудованою перевіркою орфографії та граматики. Він також пропонує надійну підтримку словників.

Розблокуйте шпаргалку «Основні ярлики Microsoft Office» прямо зараз!

Це підпише вас на нашу розсилку

Введіть адресу електронної пошти

[] [] [] [] розблокування

Прочитайте нашу політику конфіденційності

Враховуючи, що зараз ми виробляємо стільки контенту в цифровому форматі, інструменти корисні. Ймовірність орфографічних помилок набагато вища. при використанні клавіатури, а не ручки.

Інструменти працюють автоматично в більшості випадків, але є багато способів їх налаштування. Наприклад, ви можете використовувати автозаміну для прискорення набору тексту автозаміну І словникові меню упаковані з розумними функціями і прихованими опціями.

У цій статті ми збираємося пояснити, як використовувати засоби перевірки орфографії та граматики, а потім більш детально розглянемо функцію словника.

Як перевірити орфографію та граматику

Microsoft Word пропонує декілька способів перевірки орфографії та граматики у вашому документі. Давайте уважніше подивимося

Вбудована перевірка правопису

За замовчуванням Word використовуватиме вбудовану перевірку правопису. Слова, які ви пишете з орфографічними помилками, з'являться з червоною лінією під ними. Щоб виправити помилку, клацніть правою кнопкою миші на слові і виберіть слово, яке ви хотіли ввести зі спливаючого меню.

Звичайно, Word не знає кожного існуючого слова - особливо назви речей.

Щоб ігнорувати правильне «написання» Word, натисніть «Пропустити все». Якщо ви плануєте багато використовувати слово, натисніть «Додати до словника», і Word запам'ятає це слово в майбутньому.

Вбудована перевірка граматики

Перевірка граматики працює так само, але граматичні помилки будуть позначені синьою лінією. Щоб налаштувати параметри перевірки правопису та граматики, виберіть «Файл» > «Параметри» > «Перевірка».

Ручна перевірка орфографії та граматики

Щоб перевірити весь документ, перейдіть на вкладку «Рецензування» та натисніть кнопку «Правопис та граматика». Крім того, ви можете просто натиснути комбінацію клавіш з "єднання клавіш F7.

Word розгляне ваші помилки індивідуально і дозволить вам виправити їх. Використання цього підходу набагато швидше, ніж пошук кожної помилки на екрані вручну, тому його слід розгортати, коли ви працюєте з більш довгими документами.

Щоб «ігнорувати» слова, які ви проігнорували в поточному документі, таким чином змусивши Word знову позначити їх як орфографічні помилки, перейдіть до «Файл» > «Параметри» > «Перевірка» та натисніть «Перевірити документ».

Змінити мову

Ви можете запускати перевірки правопису та граматики іншою мовою. Для цього перейдіть на вкладку «Рецензування», натисніть кнопку «Мова» та натисніть кнопку «Встановити мову перевірки».

Мови, які ви встановили, будуть мати маленьку піктограму ліворуч від їх назв, вказуючи, що ви можете переключитися на них негайно.

Тут ви також можете встановити мову як типову мову для майбутніх документів.

Вимкнути перевірку правопису

Можливо, ви захочете повністю вимкнути перевірку правопису при роботі з документами, які містять багато слів, які додаток не розуміє.

Щоб вимкнути перевірку правопису, виберіть «Файл» > «Параметри» > «Перевірка». Прокрутіть вниз до пункту Виправлення правопису та граматики в розділі Word і зніміть позначку поряд з написом Перевіряти правопис у міру введення тексту.

Це запобігатиме появі спливаючих червоних і синіх ліній по всьому документу під час роботи. Замість цього Word перевірятиме орфографію тільки тоді, коли ви натиснете кнопку «Правопис і граматика».

Крім того, ви можете вимкнути перевірку правопису та/або граматики повністю для документа, над яким ви працюєте. Поверніться в меню «Файл» > «Параметри» > «Перевірка», прокрутіть вниз до нижньої частини вікна і виберіть «Приховати орфографічні помилки» тільки в цьому документі та «Приховати граматичні помилки» в цьому документі лише в міру необхідності.

Нарешті, ви можете контролювати перевірку правопису для кожного абзацу. Виділіть текст та натисніть кнопку «Встановити мову перевірки» в меню «Перегляд» > «Мова». Використовуйте параметри в діалоговому вікні, щоб вимкнути перевірку правопису для виділеного тексту.

Автоматична заміна

Функція автозаміни може автоматично замінювати введені вами слова правильно написаними словами. Він увімкнений за замовчуванням, замінюючи загальні орфографічні помилки, такі як «realyl», на «реально». Ви можете вимкнути автозаміну або керувати списком автоматично виправлених слів і додавати свої власні.

Це також дозволяє прискорити введення тексту - наприклад, якщо ви часто вводите пропозицію типу «Здрастуйте, мене звуть Боб Сміт», ви можете створити правило автозаміни, яке розширює «hmbs» до «Здрастуйте, мене звуть Боб Сміт». коли ви друкуєте це. Це називається суфіксом тексту.

Щоб керувати автозаменою, виберіть «Файл» > «Параметри» > «Перевірка» > «Параметри автозаміни».

PowerPoint, Excel та інші офісні програми

PowerPoint також використовує вбудовану перевірку орфографії, і все працює приблизно так само. Однак Microsoft Excel, який часто використовується для інших типів даних, не буде автоматично інформувати вас про помилки.

У Excel вам доведеться запустити заклинання вручну, перейшовши в «Перегляд» > «Правопис» на стрічці.

Стати досвідченим користувачем словника

До цих пір ми тільки розглядали, як додавати слова до словника користувача (якщо ви не впевнені, зверніться до розділу «Перевірка орфографії в рядку»). Але словник набагато корисніший, ніж просто каталог незвичайних написань.

Якщо ви станете досвідченим користувачем словника, він зможе вивести інструмент перевірки орфографії на абсолютно новий рівень. І вам навіть не потрібно використовувати Кортану.

Давайте подивимося на деякі з найцікавіших функцій словника.

Вилучити слова з вашого словника користувача

Доцільно іноді витрачати час на очищення вашого словника користувача. Можливо, ви випадково додали декілька слів або є багато слів, пов'язаних з конкретним проектом, які вам більше не потрібні.

Щоб видалити слова з власного словника, виберіть «Файл» > «Параметри» > «Перевірка» та натисніть «Словники користувача» в розділі «Виправлення правопису в програмах Microsoft Office».

Виділіть словник, з якого ви хочете видалити слово, і натисніть кнопку «Змінити». Потім виберіть «Змінити слово», виділіть слово, яке ви хочете видалити, і натисніть «Видалити». Щоб повністю стерти словник, натисніть «Видалити все».

Два словники користувача

Коли ви перейдете до меню «Файл» > «Параметри» > «Перевірка» > «Словники користувача», ви побачите два словники користувача: CUSTOM.dic и RoamingCustom.dic.

Останній зберігає слова в хмарі, тобто ваш словник доступний на інших комп'ютерах, на яких ви входите. Слова в CUSTOM.dic доступні тільки на вашому локальному комп'ютері.

Додавання нових словників

Загалом, є дві причини, через які ви хочете додати новий словник користувача. Можливо, ви або хочете писати іншою мовою, або вам потрібно додати довгий список спеціалізованих слів (наприклад, медична термінологія).

Якщо ви просто хочете додати словники для інших мов, скористайтеся пунктом меню Файл > Параметри > Мова. У спливаючому меню «Додати додаткові мови редагування» виберіть діалогове вікно. Коли мова з'явиться у полі вище, натисніть «Не встановлено», щоб завантажити зв'язані файли.

Щоб додати сторонній словник, виберіть «Файл» > «Параметри» > «Перевірка» > «Словники користувача» та натисніть кнопку «Додати». У новому вікні вкажіть Word на файл DIC, який ви хочете додати.

Щоб видалити словник, виділіть його ім'я та натисніть «Видалити».

Ігнорувати словники користувача

Якщо у вас встановлено багато словників користувача, можливо, ви захочете, щоб програма перевірки правопису ігнорувала їх.

Легко змусити Word ігнорувати ваші словники користувача і використовувати тільки основний словник для виправлень. Виберіть «Файл» > «Параметри» > «Перевірка» та виберіть «Пропонувати тільки з основного словника».

Виключити слова зі словника

Одним з найбільших недоліків засобів перевірки правопису є їх часта нездатність виявити опікунки, якщо нове слово все ще знаходиться в словнику.

Наприклад, скільки разів ви випадково набираєте «останній», а не «пізніше» або «позов» замість «використання»? Слово не приверне вашої уваги до помилки, тому що «останній» і «позов» - справжні слова.

Якщо ви виявите, що регулярно робите одні й ті самі помилки, ви можете виключити неправильні слова зі словника. Це змушує Word завжди позначати їх як неправильні.

Щоб виключити слово, перейдіть до C: \ Users\[ ім'я користувача ]\AppData\Roaming\Microsoft\UProof. Тека містить список винятків для кожного встановленого вами словника.

Знайдіть файл, що відповідає словнику, з якого ви хочете виключити слово. Клацніть правою клавішею миші файл і виберіть команду «Відкрити за допомогою» > «Блокнот».

У файлі блокнота введіть слова, які ви хочете виключити. Помістіть кожне слово в новий рядок і переконайтеся, що ви включили будь-які апострофи або інші знаки перепинання. Якщо ви будете готові, перейдіть до Файл > Зберегти.

Поділіться перевіркою правопису та підказками словника

У цій статті ми пояснили найбільш важливі функції засобу перевірки орфографії Microsoft Word, а потім познайомили вас з деякими з кращих способів використання функції словника програми.

Пам "ятайте, що ви не повинні переглядати програму перевірки правопису та словник ізольовано; вони обидва є невід'ємною частиною коригувальних можливостей Word. Один не буде працювати ефективно без іншого.

Тепер це для вас. Ми хочемо, щоб ви поділилися вашими улюбленими порадами про перевірку орфографії та словників. Чи знаєте ви про якісь приховані функції?

Спочатку написано Кріс Хоффман.