Візуалізуйте свої дані і зробіть ваші таблиці зручними для користувача за допомогою панелі інструментів Excel

Ви коли-небудь відчували, що вам краще використовувати Excel, якби у вас був найкращий спосіб представити свої дані? Excel може бути дуже потужною програмою в хороших руках, але іноді простий формат електронних таблиць недостатньо привабливий, щоб зробити ваші дані доступними для читача. Одним із способів вирішення цієї проблеми є створення панелі інструментів; середовище, яке бере всю найважливішу інформацію з вашого документа і представляє її в зручному для сприйняття форматі.

Відкрийте БЕЗКОШТОВНУ шпаргалку «Essential Excel Oneulas» прямо зараз!

Це підпише вас на нашу розсилку

Введіть адресу електронної пошти

[] [] [] [] розблокування

Прочитайте нашу політику конфіденційності

Для чого я можу використовувати панель інструментів Excel?

Основна функція панелі інструментів Excel - перетворення великої кількості інформації на один керований екран. Вибір того, що ви виберете для цього екрана, залежить від вас, але в цьому керівництві ви дізнаєтеся, як найкращим чином об'єднати різні типи вмісту Excel в єдине середовище. Звідти ви можете реалізувати його, щоб стежити за ходом проекту у вашому офісі, або ви можете використовувати його будинки для відстеження своїх фінансів. - одні й ті самі методи можуть застосовуватися для широкого спектру застосувань.

Починаючи

Перше, що вам потрібно у вашому розпорядженні, це дані, які ви хочете представити. Як приклад, ця конкретна панель інструментів буде використовуватися для того, щоб учень переглядав всі свої завдання протягом навчального року - але, знову ж таки, ваша панель інструментів може представляти будь-яку обрану вами інформацію - так що це перша партія даних, яку я знадобиться

Як бачите, я використовував просту функцію щоб у стовпчику «Прогрес» відображалася цифра, введена в «Прогресі Wordcount» над «Повністю Wordcount». Це дозволяє користувачеві швидко вносити зміни до своїх цифр, поки вони продовжують прогресувати, що потім буде відображено в остаточній панелі інструментів. Нам також потрібно використовувати функцію SUM для розрахунку підсумків для «Прогресу Wordcount» і «Разом Wordcount» - для цього введіть наступну формулу в комірку C15 без лапок «= SUM (C3, C4, C5, C7, C8, C9, C11, C12, C13)», потім перетягніть з нижнього підрахунку з нижого, C9, C11, C11, C12, C12, щоб, C13, C13

Додати колір

Тепер настав час зробити цю інформацію презентабельною. Сенс цієї панелі полягає в тому, щоб дати вам негайний доступ до високого рівня інформації, тому простий метод «світлофорів» працює досить добре. По-перше, вам потрібно клацнути правою кнопкою миші верхню частину панелі стовпчиків, яка містить «Режим виконання Wordcount», і вибрати «Вставити», щоб додати додатковий порожній стовпчик.

Тут ми розмістимо світлофор. Щоб зробити це, перетворіть показник «Прогрес Wordcount» на відсоток за допомогою простої формули. Введіть «= (D3/E3) * 100» без лапок у комірку C3, потім перетягніть нижній правий кут комірки вниз. у комірку C13 введіть інші відсотки, які нам знадобляться - комірки C6 і C10 не працюватимуть правильно, оскільки вони є рядками заголовків таблиці, тому просто вилучіть формулу з цих окремих комірок. Перевірте свої формули, змінивши значення «Прогрес Wordcount» у стовпчику D і переконавшись, що стовпчик C змінюється відповідним чином.

Тепер ви будете використовувати умовне форматування, щоб змінити ці відсотки на чіткі значки. Виділіть всі стовпчики C, потім натисніть «Умовне форматування» в розділі «Стилі» на стрічці «Головна». Потім виберіть команду «Набори значків» у спливаючому меню та виберіть один із трирівневих наборів кольорових значків. Панелі даних та колірні шкали також можуть працювати, але все залежить від того, яку інформацію ви хочете показати. Тут важливими деталями є те, чи закінчені окремі есе, в процесі або ще не розпочаті, тому формат «світлофора» працює добре.

Тепер нам просто потрібно трохи підправити правило, яке форматує ваші іконки. Вибравши стовпчик C, натисніть «Умовне форматування» та «Керування правилами» у списку, що розкривається. Там має бути лише одне правило, тому виберіть його та натисніть «Змінити правило». Тут змініть значення, присвоєне зеленому значку, на 100, а нижню межу жовтого світла - на 1 - це означатиме, що будь-яке закінчене есе буде відображатися зеленим світлом, будь-яке виконуване есе буде відображатися жовтим світлом і будь-яке есе, яке не було запущено буде відображати червоне світло. Нарешті, виберіть «Показати лише значок», щоб відсоток не відображався.

Після цього в стовпчику C повинні відображатися відповідні значки для кожного значення в стовпчику B. Варто відцентрувати колонку, щоб значки виглядали трохи акуратніше, а також змінити її розмір, щоб краще відповідати іконці, але це можна зробити в кінці, коли ми зберемо всі разом.

Датчик термометра

Потім створіть версію таблиці термометрів, яка дозволить комусь, дивлячись на цю панель, отримати уявлення про те, скільки роботи за весь рік було виконано з першого погляду. Існує багато способів створення діаграми, подібної до цієї, але наступний метод дозволить їй постійно оновлювати відповідно до змін у значеннях «Прогрес Wordcount». Спочатку вам слід налаштувати пул даних для діаграми, як показано на наступному малюнку.

Цифри справа представляють відсоткові прирощення, на які підніметься наш термометр, і просто вводяться в таблицю у вигляді цілих чисел. У лівому стовпчику обчислюються відповідні підсумкові значення слова для цих відсоткових значень - і, таким чином, зображена формула повинна бути введена один раз у верхню комірку, а потім скопійована в дев'ять під нею, перетягуючи нижній правий кут комірки вниз, як раніше.

Потім введіть «= $ D $15» без лапок в комірку I3 і перетягніть з нижнього правого кута, щоб всі комірки в цьому стовпчику до I13 також містили це значення. Комірки повинні заповнюватися поточною цифрою «Прогрес Wordcount», порівнянною з усіма окремими значеннями в стовпчику D. Далі ми ще раз використовуємо умовне форматування, щоб перетворити ці значення на діаграму термометра.

Виділіть комірки від I4 до I13, на даний момент ігноруючи I3, потім виберіть «Більше, ніж» в «Правилах виділення комірок» в «Умовному форматуванні». Введіть «= G4» у діалоговому вікні «Більше, ніж», потім виберіть «Формат користувача» у спливаючому меню праворуч. На наступному екрані виберіть вкладку «Заливка», а потім яскраво-червоний зразок - хоча будь-який колір підійде, дійсно, колірну

Тепер декілька нижніх комірок, які ви вибрали, повинні були почервоніти, але є ще кілька кроків, перш ніж наш термометр буде закінчений. Спочатку виберіть лише комірку I3 і повторіть те, що ви зробили для комірок під нею, на цей раз вибравши «Виділити правила комірок», а потім «Додаткові правила». Там ви повинні вибрати «більше або одно» зі спадного списку, ввести «= G3» без лапок в поле праворуч і відформатувати комірку з червоною заливкою, як ви робили вище. Це гарантує, що можна буде «наповнити» свій термометр.

Потім зупиніть відображення самих значень у цих комірках. Виділіть від I3 до I13, клацніть правою клавішею миші та виберіть «Формат комірок». Виберіть «Custom» зі списку та введіть «;» без лапок у поле, позначене як «Type». Натисніть кнопку Гаразд, і ваші числові значення повинні були зникнути, залишивши тільки червоний колір термометра.

Тим не менш, ми можемо зробити більше, ніж просто зробити клітини кольоровими смугами. Виберіть інструмент «Фігури» на стрічці «Вставка», виберіть суцільну фігуру «Вільна форма» з підгрупи «Лінії». Використовуйте це, щоб намалювати контур термометра, який міститиме червону смугу.

Намалюйте інструмент, схожий на наведений вище, за допомогою інструменту, зв'язавши його, щоб сформувати закінчену форму, а не залишайте зазор, як у мене. Зверніть увагу, що ми малюємо не сам стовпчик термометра, а все інше - наша форма просто блокує червоне забарвлення, яке ми не хочемо бачити. Використовуйте меню «Стилі форми», щоб змінити колір заливки на білий, а колір контура та вагу - більш підходящий.

Збираємо всі разом

Після того, як всі ці елементи будуть на місці, достатньо просто зібрати їх всі на своїй панелі. Спочатку перейменуйте Лист, над яким ви працювали до «Дані» або щось подібне, потім переключіться на інший Лист і перейменуйте на «Панель інструментів». Далі ми будемо використовувати функцію «Камера», тому, якщо ви ще не додали її на панель швидкого доступу, панель швидкого доступу, це варто робити зараз, щоб було зручно.

Для цього відкрийте «Параметри Excel» та виберіть «Налаштувати». Додайте команду «Камера» з лівого стовпчика до правого стовпчика. Тепер у вас буде легкодоступна камера, тому ми можемо використовувати її, щоб зібрати приладову панель.

Сама камера дуже проста у використанні; просто виділіть комірки, які ви хочете показати в іншому місці, потім клацніть значок камери, і ви скопіюєте їх наступного разу, коли натиснете на комірку. З цього моменту ця «фотографія» цих клітин буде оновлюватися в міру їх зміни.

Використовуйте інструмент «Камера», щоб робити знімки графіків прогресу зі світлофорами і вашим термометром, передаючи їх на аркуш, який ви назвали «Панель інструментів». Тепер це лише випадок організації та форматування речей так, як вам подобається, а також додавання будь-яких інших елементів, які ви можете захотіти. Я додав до списку справ, просто створивши його в «Аркуші даних» і використовуючи камеру для його передачі.

Використовуючи ці методи, ви можете створити аналогічну панель керування для вирішення практично будь-яких завдань. Як тільки ви освоїтеся з основами просунутих технік Excel як Умовне форматування, і володійте такими інструментами, як Камера, вам просто потрібно подумати, яка інформація вам потрібна, і як найкраще представити цю інформацію. Excel - більше, ніж просто офісний інструмент фізичної форми - є багато, що він може зробити для вас вдома.

У вас є своя порада, як підняти панель управління Excel на новий рівень? Чи ви шукаєте додаткову інформацію про конкретну частину процесу? Зв'яжіться з нами, залишивши коментар нижче.