10 потужних порад і рекомендацій щодо продуктивності для Outlook 2007

Розблокуйте БЕЗКОШТОВНУ шпаргалку «Essential Outlook Keyboard Shortcuts» прямо зараз!

Це підпише вас на нашу розсилку

Введіть адресу електронної пошти

[] [] [] [] розблокування

Прочитайте нашу політику конфіденційності

Оскільки я продовжую використовувати його, мене як і раніше вражає його багатий набір функцій. Так, для більшості це може бути зайвим зайвим, і в ньому є своя хитрість, але не можна заперечувати той факт, що він налаштований правильно, це дуже серйозний інструмент продуктивності.

Сьогоднішні поштові програми висувають думку про те, що наше повсякденне життя обертається навколо спілкування. Обмін електронними повідомленнями, зустрічами або твітами з іншими або просто відстеження списків справ і каналів. Програма електронної пошти вже є нервовим центром більшості наших заходів. Якщо ваш день починається з клацання Outlook 2007 і закінчується ним, тоді ці поради і прийоми можуть допомогти вам продовжувати натискати ще більше.

Будьте швидкі і використовуйте повторно з Quick Parts

Quick Parts - це функція, яка є в Outlook 2007 і MS Word. Вважайте це Автотекстом у новому аватарі. Якщо ви часто використовуєте блоки тексту, посилання або зображення у своїх електронних листах, Quick Parts може заощадити вам багато часу на друк. Ось як "

• Відкрийте нове вікно електронної пошти.
  • Введіть або вставте контент, який часто використовується.
  • Виберіть вміст та клацніть вкладку «Вставка». Виберіть «Швидкі деталі» на вкладці «Текст» стрічки «Вставити».

:

• Вміст буде збережено як новий будівельний блок. Ви можете дати йому нове описове ім'я і помістити його в категорію.

:

• Використовуйте блок вмісту в будь-якому новому листі, натиснувши «Вставити - Швидкі деталі». Відкриється невелике вікно попереднього перегляду, щоб ви могли вибрати між збереженими швидкими частинами.

:

Швидко намалюйте з ярликами стрічки

Ви швидко за допомогою миші або клавіш? У будь-якому випадку, варто знати поєднання клавіш. За звичкою ми можемо бути швидше з цим. У пакунку Office було знайдено відмінний спосіб використовувати поєднання клавіш за вирахуванням грабежу. Спробуйте відкрити нове поштове вікно.

• Натисніть клавішу Alt, щоб побачити спливаючі підказки для кожної вкладки.

:

• Натисніть цю кнопку, щоб перемкнутися на цю вкладку. Наприклад, натисніть N для вкладки Вставка. Натисніть кнопку Alt ще раз, і ви отримаєте спливаючу підказку для всіх команд на вкладці. Наприклад, натискання P на вкладці «Вставка» відкриє зображення. Через кілька днів і кілька разів ви можете відмовитися від миші.

:

• Повісьте «Не турбувати» в Outlook, вимкнувши сповіщення про нові повідомлення. Постійні нові поштові повідомлення вбивають продуктивність. Тому завжди краще відключити його, якщо ви того побажаєте.
• Перейдіть до Інструментів - Параметри - Параметри електронної пошти - Додаткові параметри електронної пошти.
• Зніміть позначки з параметрів, як показано на скріншоті нижче:

:

Натисніть кнопку Гаразд, і ви залишитеся у спокої.

Приєднайте і відправте одним плавним потоком

Більшість з нас зазвичай використовують маршрут Attach File для відправки вкладень за допомогою Outlook. Більш швидкий спосіб відправки вкладень - це проста процедура копіювання і вставки.

• Відкрийте Outlook у теці «Вхідні».
• Скопіюйте один або декілька документів з вихідної теки.
• Перетягніть його в теку «Вхідні». Відкриється новий лист з вашими документами. Один долучення має назву файла у полі теми, тоді як декілька вкладень матимуть банк теми.

:

• Все, що вам потрібно зробити, це заповнити інші деталі і відправити їх.

Загляньте у свої долучення перед збереженням або відкриттям

Можливість попереднього перегляду вкладень у самому Outlook економить багато часу, на відміну від більш ранніх версій, їх не потрібно відкривати окремо. Швидкий погляд, і ви можете вирішити, чи хочете ви зберегти його або відмовитися від нього. Зауважте, що це працюватиме лише для програм, в яких встановлені програми попереднього перегляду (це не працює для PDF-файлів).

За замовчуванням MS Office (включаючи перегляд зображень) встановлено. Пакунок XPS Essentials Pack (для XPS) для Windows Vista та Windows XP слід завантажувати окремо.

:

Для попереднього перегляду достатньо клацнути правою кнопкою миші на вкладенні і вибрати «Попередній перегляд». Після попереднього перегляду файла ви можете зберегти його.

Знайдіть голку в стозі сіна за допомогою функції миттєвого пошуку та розширеного пошуку

MS Outlook 2007 пропонує два різні способи пошуку електронних листів, документів і файлів.

Миттєвий пошук, як випливає з назви, починає зіставляти шуканий елемент з пошуковим терміном, коли ви починаєте друкувати. У кожному елементі пошуковий термін виділяється жовтим кольором. Ви можете налаштувати декілька параметрів пошуку, натиснувши суцільну стрілку вниз. Ви можете налаштувати пошук за допомогою Query Builder. Миттєвий пошук - це частина пошуку Windows Desktop, яка індексує весь вміст на комп'ютері.

:

Advanced Find дійсно для цієї крихітної голки в копиці сіна. Відкрийте Розширений пошук, натиснувши CTRL + SHIFT + F. У вас є багато варіантів, які ви можете використовувати на трьох вкладках вікна. Поєднання декількох критеріїв призводить до точних і швидких результатів.

:

Уникайте більш ранньої точки, позначаючи спеціальні електронні листи кольором

Важливі електронні листи від важливих відправників повинні виділятися з хаосу, який зазвичай знаходиться в нашій папці «Вхідні». Найпростіший спосіб - це, звичайно, помістити їх в окрему категорію. Другий найпростіший візуально вражаючий спосіб - позначити їх кольором.

Виберіть повідомлення з важливого контакту. За допомогою пункту меню Інструменти - Організація. Це відкриває розділ зверху.

Виберіть другий варіант - Використання кольорів. Виберіть колір та натисніть кнопку «Застосувати колір». Ви також можете вибрати колір для Показати повідомлення, надіслані тільки мені, щоб виділити повідомлення тільки для вас, а не для групової пошти. Крім того, ви можете натиснути «Автоматичне форматування», щоб застосувати більше правил і використовувати інший шрифт.

:

Натисніть кнопку закриття [X] після того, як ви закінчите.

Дайте вашим старим електронним листам нове ім'я

У всіх нас є «потоки» повідомлень електронної пошти в нашій поштовій скриньці. Листи, які починалися з «^ Hi» в предметній області і після декількох обмінів почали обговорювати щось важливе, наприклад, нову розбивку зарплат. Зміст змінився, але початкова сюжетна лінія нічого не робить для нас. Зміна рядка теми для відображення вмісту є оптимальною практикою, особливо якщо в Outlook зберігаються сотні листів. Зміна сюжетної лінії, на щастя, так само проста, як і в перший раз.

Відкрийте повідомлення з темою, яка потребує зміни, у новому вікні.

Розташуйте курсор на рядок теми і введіть новий відповідний об'єкт. Підтвердіть і закрийте.

:

Знайти твіттер місце в Outlook

Деякі кажуть, що електронні листи - старий капелюх. Це все щебетати зараз. Я не згоден, але ми повинні дати цим невеликим повідомленням кут, тому що ми говоримо цією мовою. TwInbox - це невеликий плагін розміром 460 КБ, який інтегрується з Outlook 2003 і 2007 як панель інструментів Twitter.

:

Він підключається до вашого облікового запису Twitter і дозволяє переглядати і переносити всі ваші повідомлення в теку. Як і багато інструментів Twitter, він дозволяє вам робити практично все, що ви робите на сторінці Twitter. TwInbox також скорочує довгі URL-адреси за допомогою TinyURL. Сайт розробника, здається, не працює, але ви можете завантажити копію тут.

Google Feeds в Outlook

Зв'язування RSS-каналів з Google Reader в Outlook 2007 (або 2003) являє собою триетапний процес.

Клацніть правою клавішею миші теку RSS-каналів на Outlook та виберіть Властивості.

:

Натисніть вкладку Домашня сторінка. Позначте пункт Показати типову домашню сторінку цієї теки.

Скопіюйте та вставте URL-адресу читача Google - http://google.com/reader

:

Натисніть кнопку Застосувати і OK, щоб закрити.

Outlook 2007 - це велике програмне забезпечення саме по собі. Ці десять порад, мабуть, лише верхівка айсберга. Але, сподіваюся, вони послужили ілюстрацією кращих можливостей респектабельного поштового клієнта.

Які ваші улюблені поради і хитрощі? Які з них ви називаєте ваші підвищення продуктивності? Або які з них ви хотіли б мати Outlook? Дайте нам знати в один або два рядки.